Studierendenvertretung (StuVe)

1. Ich wurde gewählt – wie geht es weiter?

Wer in ein Amt als Sprecher*in, Referent*in oder Finanzer*in gewählt wurde, muss sich beim Finanzteam melden und seine Unterschrift hinterlegen.

Dazu ist es notwendig das Unterschriftenformular aus der Kachel „Formulare“ auszudrucken, auszufüllen und unterschrieben zusammen mit dem Wahlprotokoll an uns zu senden oder abzugeben. Ihr werdet damit dann bei uns als Zeichnungsberechtigte hinterlegt und könnt loslegen.

Bitte seht euch davor unbedingt einmal die Kachel „Grundsätze / Haushalt / Finanzordnung“ an!

Alle Gelder der Verfassten Studierendenvertretung/StuVe werden zentral auf einem Bankkonto verwaltet. Ihr habt deshalb als Finanzreferent*innen keinen direkten Zugriff auf diese Gelder, sondern diese werden zentral vom Haushaltsbeauftragten der StuVe verwaltet.

Um über Geld verfügen zu können benötigt ihr eine ausgefüllte und unterschriebenen Zahlungsanweisung mit den notwendigen Unterlagen. Das ist wie ein Überweisungsformular bei der Bank, das man ausfüllt.

Die Vorlage für eine Zahlungsanweisung mit Ausfüllhilfe findest du unter der Kachel „Formulare“.

Dabei ist es wichtig zu beachten, dass für die Zahlung

- das Formular vollständig ausgefüllt werden muss

- die Begründung im Formular muss klar verständlich sein, warum hier etwas bezahlt werden soll

Achtung: Wir dürfen nur Zahlungen vornehmen, die in den Aufgabenbereich der Studierendenschaft fällt! Siehe Kachel „Grundsätze/Haushalt/Finanzordnung“!

- die Belege/Rechnungen für die Zahlung im Original beigefügt werden und

- ein Sitzungsbeschluss für die Zahlung vorliegt und das dementsprechende Protokoll der Sitzung beigefügt ist.

Der Beschluss im FS-/AK-Protokoll muss klar erkennbar enthalten, WER WIEVIEL für WAS/WARUM bekommen soll.

Zum Beispiel: „Anna Muster bekommt für den Einkauf der Lebensmittel für die FS Geologie ErstiHütte SoSe21 bis zu 300 EUR erstattet.“ Abstimmung: 10/0/1 (dafür/dagegen/Enthaltung)

Wenn der Betrag bei Beschlussfassung noch nicht genau feststeht, schätzt ihr großzügig und beschließt mit „bis zu“. In diesem Rahmen darf sich die Ausgabe dann bewegen.

Wichtig: auch Einnahmen müssen beschlossen und angewiesen werden.

Bei großen Ausgaben ist es möglich einen Vorschuss ausbezahlt oder überwiesen zu bekommen, um damit dann einkaufen zu gehen.

Auch hier ist wieder eine Zahlungsanweisung mit einem Beschluss und Protokoll notwendig.

Zum Beispiel: „Für den Lebensmitteleinkauf unserer FS Geologie ErstiHütte WS21 wird ein Vorschuss von 500 EUR an Max Mustermann beschlossen.“ Einstimmig angenommen.

Hier sind dann noch ein paar Dinge zusätzlich zu beachten:

- Die Ausgaben müssen im Nachhinein mit Belegen nachgewiesen werden und bei uns eingereicht werden. Geschieht das nicht, haftet derjenigen, an den der Vorschuss ausbezahlt wurde für die nicht belegte Summe.

- Das nicht verbrauchte Geld ist zurückzuzahlen oder zu überweisen. Auch dafür wird wieder eine Zahlungsanweisung benötigt. In den meisten Fällen hängen wir die Ausgabenbelege für den Nachweis der Ausgaben dann dieser Anweisung an.

Für die Einzahlung von Einnahmen aus Hüttenbeiträgen, Verkäufen usw. vereinbart ihr bitte einen Termin mit dem Haushaltsbeauftragten Marc Greger. Für Auszahlungen gilt dasselbe – bitte meldet euch ein paar Tage vor dem gewünschten Termin bei uns, damit wir planen können.

Eine Einzahlung auf private Konten und anschließender Überweisung auf das StuVe-Konto solltet ihr unbedingt unterlassen – es sei denn ihr möchtet gerne in der Geldwäsche-Abteilung eurer Bank als Verdachtsfall landen... ;-)

Ja und das solltet ihr auch unbedingt tun, denn die Minimierung des Bargeldverkehr ist sehr gewünscht.

Wichtig dabei ist:

- Einen eindeutigen Verwendungszweck benennen, mit dem die Studis überweisen. Zum Beispiel: „Teilnehmerbeitrag ErstiHütte WiSe21 FS Archäologie“ oder „Pulliverkauf FS Geologie“. Damit ist die Zahlung erst für uns zuordenbar, denn wir bekommen tagtäglich viele Geldeingänge von vielen Fachschaften usw. Ohne Verwendungszweck wird es schwierig. Seid ihr euch unsicher fragt bitte nach.

- Die Bankverbindung der Verfassten Studierendenschaft der Universität Konstanz:

Sparkasse Bodensee IBAN: DE21 6905 0001 0024 9617 32 BIC: SOLADES1KNZ

Als Anschrift bei Bestellungen sollte immer die Adresse der Verfassten Studierendenschaft gewählt werden. Diese kann durch euch in der zweiten Zeile hinter dem Postfach ergänzt werden:

Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Konstanz

Hauspostfach 056 / <Hier eure Ergänzung rein, wie zB. „Fachschaft Geologie / Max Müller“>

78457 Konstanz

Bitte seht euch unbedingt die Kachel Grundsätze / Haushalt / Finanzordnung an!

Als Teilkörperschaft des Öffentlichen Rechts sind wir alle an die rechtlichen Vorgaben des Landes Baden-Württemberg gebunden, insbesondere die Landeshaushaltsordnung (LHO). Darüber hinaus hat sich die Verfasste Studierendenschaft (VS) der Universität Konstanz als Ganzes auch eine Finanzordnung (FinO) gegeben, in die auch wesentlichen landesrechtlichen Vorgaben nochmal mit aufgenommen wurden. In der Regel reicht es für eure Arbeit also aus, wenn ihr euch an der FinO orientiert. Es ist daher auf jeden Fall ratsam, sich die als Verantwortliche*r mal anzuschauen. Zu finden ist diese unter der Kachel „Grundsätze, Haushalt und Finanzordnung.